Generalforsamling - Bestyrelse

Uddrag af Standardvedtægt for kolonihaver på lejet jord i Aarhuskredsen
Udarbejdet af Kolonihaveforbundet / Aarhuskredsen

Generalforsamling 

1. Foreningens generalforsamling er foreningens øverste myndighed.
 
2. Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år senest 3 måneder efter regnskabsårets afslutning med en dagsorden, der mindst skal indeholde følgende punkter: 
  1 Valg af dirigent og referent. 
  2 Beretning. 
  3 Årsregnskab med evt. revisionsberetning.
  4 Indkomne forslag.
  5 Godkendelse af budget, herunder fastsættelse af leje
  6 Valg af formand/kasserer. 
  7 Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter.                                                                                           
  8 Valg af interne revisorer og suppleanter. 
  9 (evt.) Valg af ekstern revisor. 
 10 Valg af vurderingsudvalg.

 
3. Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når generalforsamlingen eller et flertal af bestyrelsens medlemmer med angivelse af dagsorden beslutter det. 

4. Ekstraordinær generalforsamling afholdes endvidere, hvis mindst 20 % af foreningens udlejede haver fremsætter skriftligt krav herom til bestyrelsen med angivelse af dagsorden.      

5. Bestyrelsen er i de i stk. 3 og 4 nævnte tilfælde pligtig at indkalde til ekstraordinær generalforsamling  inden 8 dage fra beslutningen eller begæringens modtagelse. Den ekstraordinære generalforsamling skal  afholdes tidligst 1 og senest 3 uger efter indkaldelsen.   

6. Når betingelserne for indkaldelse af en ekstraordinær generalforsamling er opfyldt, men bestyrelsen afviser at indkalde den, indkalder og afholder kredsbestyrelsen generalforsamlingen. De hermed forbundne udgifter afholdes af foreningen.  

7. Beslutning på en ekstraordinær generalforsamling kan kun træffes, hvis mindst 4/5 af de udlejede haver, der har begæret generalforsamlingen, er til stede. Bestemmelserne i stk. 10 – 14 gælder også for ekstraordinære generalforsamlinger.    

8. Ordinær generalforsamling indkaldes skriftligt af bestyrelsen med mindst 14 dages varsel. Ekstraordinær generalforsamling indkaldes med mindst 7 dages varsel.   

9. Forslag, der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal være formanden i hænde senest 31. januar. Indkomne forslag skal udsendes til medlemmerne senest 8 dage før generalforsamlingen. Behandlingen af forslagene forudsætter forslagsstillers tilstedeværelse.     

10. Adgang til generalforsamlingen har ethvert medlem af foreningen samt dennes ægtefælle/registreret partner eller samlever. Samme personkreds har ligeledes taleret.   

11. Der kan afgives 2 stemmer pr. havelod   

12. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.     

13. Beslutninger på generalforsamlingen træffes ved simpelt flertal af de afgivne stemmer.  Skal der stemmes om forslag til: 
  1 Vedtægtsændring 
  2 Optagelse af kollektive lån  
  3 Ekstraordinære indskud
  4 Haveforeningens opløsning  kræves dog, at mindst 2/3 af de udlejede haver  er mødt, og at 2/3 af de afgivne stemmer går ind for forslaget. Er fremmødet ikke tilstrækkeligt stort, men 2/3 af de afgivne stemmer har stemt for forslaget, indkaldes til en ny generalforsamling, som uanset antallet af fremmødte, kan vedtage forslaget med 2/3 af de afgivne stemmer.
 

14. Referat fra generalforsamlingen underskrives af dirigenten, referenten samt foreningens formand. Referatet offentliggøres eller sendes ud til foreningens medlemmer.  

 

Bestyrelsen 

1. Generalforsamlingen vælger blandt foreningens medlemmer en bestyrelse til at varetage den daglige ledelse af foreningen og til udførelse af generalforsamlingens beslutninger. En opstillet, som er forhindret i at være til stede på generalforsamlingen, kan vælges, såfremt vedkommende har afgivet en skriftlig erklæring herom.  

2. Bestyrelsen består af 5 personer, der vælges for en 2-årig periode. Formand og kasserer vælges særskilt, henholdsvis i lige og ulige år. 1 bestyrelsesmedlem vælges i lige år og 2 i ulige år. Bestyrelsen konstituerer sig selv med næstformand og sekretær. Generalforsamlingen vælger suppleanter efter behov.  

3. Hvis der ikke kan vælges en bestyrelse, overtager kredsen efter regning administrationen af foreningen, indtil der kan vælges en bestyrelse. 

4. Som bestyrelsesmedlem eller suppleant samt vurderingsmand og suppleant kan kun vælges én repræsentant fra samme havelod. Samme havelod kan dog godt være repræsenteret i  udvalg under bestyrelsen. 

5. Hvis et bestyrelsesmedlem fratræder før en valgperiodes udløb, indtræder suppleanten i bestyrelsen - dog kun for tiden indtil næste generalforsamlings afholdelse. Afgår formanden eller kassereren i en valgperiode, indkaldes til ekstraordinær generalforsamling for nyvalg, hvis fratrædelsen ikke sker umiddelbart før den ordinære generalforsamling.    

6. Bestyrelsen fastlægger selv grundlaget for sit virke m.m. i en forretningsorden. Bestyrelsesmøder indkaldes af formanden eller i dennes fravær af næstformanden efter behov, eller når blot eet medlem af bestyrelsen begærer det.  

7. Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i behandling af en sag, hvori denne eller en med denne beslægtet person er involveret, eller på anden måde er personligt interesseret.

 8. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mere end halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til stede. Beslutninger træffes ved simpelt flertal.   
9. Der skrives referat af forhandlingerne på bestyrelsesmøder. Referater er offentlige, dog ikke når de omhandler personsager. 

10. Foreningens midler skal anbringes i et anerkendt pengeinstitut. Regler om disposition over midlerne fastsættes af bestyrelsen i henhold til fastlagte fuldmagtsforhold. 

11. Formands og kasserers samt eventuelt øvrige bestyrelsesmedlemmers omkostninger/udlæg til telefon, kontorhold, kørsel m.v. dækkes af foreningen.  

12. Generalforsamlingen kan fastsætte honorar til tillidsvalgte i foreningen

13. Bestyrelsen skal sikre, at der er tegnet:
 a) en bestyrelsesansvarsforsikring, der omfatter bestyrelsens erstatningsansvar ved uagtsomme      erstatningspådragende handlinger, 
b) en underslæbsforsikring, der omfatter foreningens tab ved underslæb i forbindelse med       administration af foreningens midler,
 c) en vurderingsudvalgsforsikring, der omfatter vurderingsudvalgets erstatningsansvar ved uagtsomme ansvarspådragende handlinger, 
d) en erhvervsansvarsforsikring, der omfatter foreningens erstatningsansvar over for tredjemand  
e) en ulykkesforsikring, der omfatter skade på personer i forbindelse med fællesarbejde i foreningen