Sådan behandler vi persondata vedr. personer på ventelisten

 

 

  1. Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
  2. Hvilke personoplysninger anvender vi?
  3. Hvor kommer oplysningerne om dig fra?
  4. Giver vi dine oplysninger videre?
  5. Hvordan opbevarer vi dine personoplysninger og hvornår sletter vi dem?
  6. Sikkerhed
  7. Dine rettigheder
  8. Klage
  9. Procedure for tildeling af adgangsrettigheder
  10. Procedure ved brud på sikkerheden 

 

1. Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

For at du kan være på venteliste i haveforeningen, er du nødt til at give foreningen en række oplysninger om dig selv, for at foreningen kan varetage sine opgaver overfor dig og omverdenen. 

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling af personoplysninger i haveforeninger er primært:

  • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
  • Samtykke 

Formålet med at indsamle oplysninger om dig, er overordnet set, at vi kan administrere ventelisten.  

I det omfang vi behandler dine oplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

  • Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til Kolonihaveforbundet, herunder den lokale kreds i relevant og nødvendigt omfang.
  • Administration af din relation til os, (Skovlunden) 

 

2. Hvilke personoplysninger anvender vi?

Vi indsamler primært følgende oplysninger om dig:
Navn, adresse, telefonnummer, email, havenummer, indmeldelsesdato, fødselsårstal samt navn og telefonnummer på evt. ægtefælle/samlever. 

For at sikre dokumentation for aftaler og korrekt betjening af dig kan foreningen gemme sms-beskeder, emails og anden kommunikation med dig. 

Vi indsamler, behandler og opbevarer kun personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt.

 

3. Hvor kommer oplysningerne om dig fra?

Oplysninger kommer primært fra dig selv i forbindelse med din optagelse på ventelisten. Der indhentes ikke yderligere oplysninger om dig hos myndigheder mv., som ikke allerede er offentligt tilgængelige. 

 

4. Giver vi dine oplysninger videre?

I forbindelse med IT-udvikling, hosting og support samt evt. ekstern bogføring kan der overføres personoplysninger til databehandlere. 

Dine oplysninger videregives ikke til andre udenfor Kolonihaveforbundet, heller ikke udlejer eller myndigheder, medmindre myndigheden ifølge en lov har krav på at få udleveret oplysningerne fra haveforeningen. I så fald har haveforeningen pligt til at udlevere dem. 

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring.
Bestyrelsen har i øvrigt tavshedspligt om dine personoplysninger.

  

5. Hvordan opbevarer vi dine personoplysninger og hvornår sletter vi dem?

Oplysningerne opbevares kun i en database på foreningens PC.
Oplysningerne forefindes ikke i papirform udover det til dig udleverede ventelistebevis.

Vi opbevarer kun dine oplysninger, så længe de er nødvendige i forhold til de formål, som var grunden til, at oplysningerne blev indsamlet.

 

6. Sikkerhed

Vi skal beskytte personoplysninger godt og tilstrækkeligt, og derfor har vi besluttet, at vi opbevarer personoplysninger på foreningens PC som opbevares af formanden. 

Vi har procedurer for tildeling af adgangsrettigheder, og vi vurderer løbende, om de eksisterende løsninger i tilstrækkelig grad sikrer, at personoplysninger kun er tilgængelige for relevante personer. 

Vi har en fastlagt procedure til at håndtere brud på sikkerheden, så vi kan agere hurtigt i tilfælde af hændeligt tab af data eller misbrug/tyveri af data. 

Såfremt databehandlingen foretages af en databehandler (eksempelvis Kolonihaveforbundet), indgår vi en databehandleraftale, inden vi overlader jeres persondata til databehandleren.

 

7. Dine rettigheder 

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler person-oplysninger om dig: 

  • Ved optagelse på ventelisten modtager du et ventelistebevis hvoraf det fremgår, hvilke oplysninger vi har om dig.
  • Oplysninger videregives kun til Kolonihaveforbundet for Danmark og dennes Aarhuskreds. 
  • Du har ret til at få rettet eller slettet dine personoplysninger 

Du kan henvende dig til bestyrelsen, hvis du ønsker at benytte dig af disse rettigheder. Du kan f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger. 

 

8. Klage

Hvis du er utilfreds med foreningens behandling af dine personoplysninger, kan du altid klage til bestyrelsen.

Du kan også klage til Datatilsynet, Borgergade 28, 5., 1300 København K eller dt@datatilsynet.dk

 

9. Procedurer for tildeling af adgangsrettigheder

Adgang til personoplysninger som opbevares på foreningens PC har:
Bestyrelsesmedlemmer. 

 

10. Procedure ved brud på sikkerheden

Ved brud på sikkerheden skal formand/næstformand kontaktes omgående, hvorved der tages hånd om situationen.