Sådan behandler vi medlemmernes persondata:

 

  1. Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
  2. Hvilke personoplysninger anvender vi?
  3. Hvor kommer oplysningerne om dig fra?
  4. Giver vi dine oplysninger videre?
  5. Hvordan opbevarer vi dine personoplysninger og hvornår sletter vi dem?
  6. Sikkerhed
  7. Dine rettigheder
  8. Klage
  9. Procedure for tildeling af adgangsrettigheder
  10. Procedure ved brud på sikkerheden

 

1. Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

For at du kan være medlem i haveforeningen, er du nødt til at give foreningen en række oplysninger om dig selv for at foreningen kan varetage sine opgaver overfor dig og omverdenen.

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling af personoplysninger i haveforeninger er primært:

  • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
  • Samtykke

Formålet med at indsamle oplysninger om dig, er overordnet set, at vi kan administrere haveforeningen. 

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægter og lejeaftale mv.
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Opfyldelse af eksterne regler, f.eks. for byggeri
  • Vurdering og salg af kolonihavehuse
  • Afholdelse af sociale arrangementer, fælles arbejdsdage og andre aktiviteter
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
  • Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til Kolonihaveforbundet, Aarhuskredsen i relevant og nødvendigt omfang.
  • Administration af din relation til os, (Skovlunden)

I nogle tilfælde behandler vi personoplysninger, fordi vi har fået dit samtykke. Vi har fået samtykke, fordi det ikke direkte står i vores vedtægter, lejekontrakt med jordejer eller i en lov, at vi skal registrere og behandle netop dé personoplysninger, vi gerne vil.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

 

2. Hvilke personoplysninger anvender vi?

Vi indsamler primært følgende oplysninger om dig:

Navn, adresse, telefonnummer, email, havenummer, dato for modtagelse af præmie. (Navn og fødselsårstal på børn - slettes når de bliver 15 år)

For medlemmer med tillidshverv indsamler vi også bank-oplysninger, så vi kan udbetale  evt. kørselsgodtgørelse, div. udlæg mv. 

For at sikre dokumentation for aftaler og korrekt betjening af dig kan foreningen gemme telefonsamtaler, sms-beskeder, emails og anden kommunikation med dig. 

Vi indsamler, behandler og opbevarer kun personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at opfylde foreningens formål eller andre retlige forpligtelser.

 

3. Hvor kommer oplysningerne om dig fra?

Oplysninger kommer primært fra dig selv i forbindelse med din indmeldelse i foreningen. Der indhentes ikke yderligere oplysninger om dig hos myndigheder mv., som ikke allerede er offentligt tilgængelige. 

 

4. Giver vi dine oplysninger videre?

Dine medlemsoplysninger behandles i Kolonihaveforbundets medlemssystem. Det betyder, at dine oplysninger overlades til Kolonihaveforbundet som databehandler efter en databehandleraftale, som er indgået mellem haveforeningen og Kolonihaveforbundet.

Oplysningerne om dig bruges i forbindelse med den daglige administration af haveforeningen og ”genbruges” i Kolonihaveforbundets øvrige IT-platforme, f.eks. vurderingssystemet (i forbindelse med vurdering af byggeri på haveloddet) og Dialognet (Forbundets hjemmeside for medlemmer). Oplysningerne behandles også af kredsen, eksempelvis ved oprettelse af kreds-tillidshverv samt af havekonsulenter i forbindelse med have-præmiering.

Medlemsoplysninger som fremgår af vurderingsrapport og købsaftale bliver videregivet til køber i forbindelse med en overdragelse. 

I forbindelse med IT-udvikling, hosting og support samt ekstern bogføring kan der overføres personoplysninger til databehandlere. 

Dine oplysninger videregives ikke til andre udenfor Kolonihaveforbundet, heller ikke udlejer eller myndigheder, medmindre myndigheden ifølge en lov har krav på at få udleveret oplysningerne fra haveforeningen. I så fald har haveforeningen pligt til at udlevere dem. 

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring. 

Bestyrelsen og andre tillidsvalgte har i øvrigt tavshedspligt om dine personoplysninger. 

 

5. Hvordan opbevarer vi dine personoplysninger og hvornår sletter vi dem?

Vi opbevarer kun dine oplysninger, så længe de er nødvendige i forhold til de formål, som var grunden til, at oplysningerne blev indsamlet. 

 

6. Sikkerhed

Vi skal beskytte personoplysninger godt og tilstrækkeligt, og derfor har vi besluttet, at vi opbevarer personoplysninger på foreningens PC som opbevares af formanden - samt i papirform (lejekontrakt, vurderinger og bygningstegninger) i et aflåst rum. 

Vi har procedurer for tildeling af adgangsrettigheder, og vi vurderer løbende, om de eksisterende løsninger i tilstrækkelig grad sikrer, at personoplysninger kun er tilgængelige for relevante personer. 

Vi foretager løbende back-up af personoplysningerne. 

Vi har en fastlagt procedure til at håndtere brud på sikkerheden, så vi kan agere hurtigt i tilfælde af hændeligt tab af data eller misbrug/tyveri af data. 

Såfremt databehandlingen foretages af en databehandler (eksempelvis Kolonihaveforbundet), indgår vi en databehandleraftale, inden vi overlader jeres persondata til databehandleren. 

 

7. Dine rettigheder 

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler person-oplysninger om dig:

  • Du har ret til at få indsigt i hvilke oplysninger, vi behandler, og hvad vi bruger dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi gemmer oplysningerne, og hvem der modtager oplysningerne i de sjældne tilfælde, hvor oplysningerne videregives
    Oplysninger videregives kun til Kolonihaveforbundet for Danmark og dennes Aarhuskreds.
  • Du har ret til at få rettet eller slettet dine personoplysninger med de begrænsninger der ligger i de legitime behandlingsgrundlag
  • Du har også ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behand-lingen af dine personoplysninger begrænset (med de begrænsninger der ligger i de legitime behandlingsgrundlag)
  • Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid

Du kan henvende dig til bestyrelsen, hvis du ønsker at benytte dig af disse rettigheder. Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

 

8. Klage

Hvis du er utilfreds med foreningens behandling af dine personoplysninger kan du altid klage til bestyrelsen eller tage emnet op på en generalforsamling. Du kan også klage til Datatilsynet, Borgergade 28, 5., 1300 København K eller dt@datatilsynet.dk 

 

9. Procedurer for tildeling af adgangsrettigheder

Adgang til personoplysninger som opbevares på foreningens PC har:
Bestyrelsesmedlemmer og medlemmer af vurderingsudvalget.

Adgang til rum med opbevaring af oplysninger i papirform (1 ringbind pr. medlem/have) har:
Bestyrelsesmedlemmer, medlemmer af vurderingsudvalget samt menige medlemmer med ledsagelse af mindst et bestyrelsesmedlem.

 

10. Procedure ved brud på sikkerheden
Ved brud på sikkerheden skal formanden formand/næstformand kontaktes omgående, hvorved der tages hånd om situationen.